Herramientas de software de gestión, mando de Inglés, buena presencia y excelentes relaciones interpersonales. Estos requisitos se aplican a muchos puestos de trabajo. Pero si se agrega la capacidad de llevar la agenda de un ejecutivo, organizar reuniones y eventos, o incluso tener personas a cargo, el perfil de la secretaria ejecutiva es un clásico, a medida que pasan los años, continúa agregando responsabilidades.

 

¿Es que mientras que la función primordial del secretario ejecutivo siempre estaba mirando a su jefe, este perfil se enriqueció y cambiante. "La diferencia entre un ayudante de dirección y otra mesa se encuentra principalmente en las habilidades técnicas y conocimientos para ser atendidas ya trabajando en esta posición tendrá que desarrollar mayores habilidades de comunicación, ayudar en la elaboración de presentaciones, resolver las situaciones de conflicto y saber cómo organizar prioridades, entre otras habilidades ", dice María Lourdes Nadal, HR Desarrollo y coordinador de personal de laboratorio Givaudan. 

Según Sabrina Aguirre Blaylock, coordinador nacional de la selección de consultores SESA Select, Secretaria de Dirección "se diferencia principalmente por la proactividad y sus propios criterios, y que debería ser manejable en ciertas actividades y funciones de forma autónoma". 

El ejecutivo también destaca Sesa para esta posición, la importancia de la confidencialidad, la empatía, así como el liderazgo, "porque en algunas grandes empresas Secretario Dirección debe dirigir y coordinar un equipo de asistentes." Tanto es así que debe tener habilidades para planificar y organizar eventos o reuniones en la empresa. 

Con la experiencia y flexible  por la responsabilidad de sempeñan en varias empresas de su cargo se equipara a los niveles de liderazgo, por lo que su salario mensual oscila entre $ 8.500 y $ 10.000. 

Y la responsabilidad se agrega a la experiencia. La edad típica de los secretarios a la Dirección de entre 30 y 40 años, o incluso más, "los profesionales, ya que se requieren con varios años de trabajo en el cargo", dice Aguirre Blaylock. 

El sentido común es otra de las cualidades que se requieren para asistente de dirección, celebrada por Connie Eastman, CEO de Consultorasenred.com, especializada en la selección de ejecutivos y secretarias, entre otros perfiles. "Necesitamos personas que son capaces de aprender de forma rápida y flexible para adaptarse, ya que en los negocios hay muchos cambios." 

Las relaciones interpersonales tienen un gran peso en este perfil, porque a menudo el secretario es el vínculo entre el director y el resto de los directivos de la empresa. "Tenemos que ser discreto, con una actitud positiva y un excelente servicio, que sabe priorizar, delegar y tener la capacidad de escuchar y comunicarse", dijo Eastman. 

El dominio de las herramientas informáticas, conocimientos de idiomas y la formación son clave en las secretarias de formación terciaria a la Dirección. 

Para desarrollar sus funciones de apoyo y coordinación de la agenda ejecutiva, debe tener un manejo adecuado de la tecnología. 

"La experiencia técnica requerida están manejando Office Suite avanzada, ya que no sólo debe responder a mensajes de correo electrónico, pero también es necesario trabajar con el director en la elaboración de presentaciones", dice el ejecutivo Givaudan.

 

Algo similar sostiene Connie Eastman. "Hoy se espera un conocimientos informáticos avanzados, incluyendo Word, Excel, PowerPoint y Outlook, la gestión de los smartphones y de uso de las bases de datos de dicho acceso o programas de CRM y las empresas de gestión de recursos, que a veces son necesarios." 

Pero, sin duda, los conocimientos de idiomas (inglés, en particular) es un requisito obligatorio. "En los niveles de gestión, todos los departamentos deben ser bilingües", dijo Eastman. "Dependiendo de la empresa, también se valora el conocimiento de portugués y francés, entre otros idiomas", añade. 

La educación continua  actualmente "hay escuelas donde se imparten cursos y secretarios de formación con orientación profesional y asistentes ejecutivo dice Nadal, aportando sus conocimientos en el área administrativa de la empresa y las técnicas esenciales relacionados con la función de secretaría." 

La formación continua es otro factor que mejora el perfil y la mejora de las oportunidades de empleo. "Si la secretaria trabaja en la comercialización, por ejemplo, una buena opción es entrenado en cuestiones relacionadas con esa especialidad, de manera similar, si se juega en las compras, se puede formar en áreas de logística y abastecimiento" sugiere Eastman. 

También es recomendable para entrenar "en cuestiones de gestión, tales como el liderazgo, resolución de conflictos, negociación y comunicación e imagen profesional, protocolo y eventos" enumera Eastman. 

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